Tu oficina en casa. Como preparar un despacho en tu casa

Somos muchas las personas que por diversos motivos trabajamos en casa. Si eres autónomo, freelance, si tienes una pequeña empresa o trabajas para otros desde tu casa (teletrabajo) necesitas dedicar un espacio de tu casa para la oficina. Seguramente vas a pasar gran cantidad de horas trabajando en ese lugar. Merece la pena prepararlo para que sea realmente cómodo para trabajar y se integre con el resto de la casa para mantener el estilo de decoración que a tí te gusta.

Una habitación despacho o una esquina del salón

Lo mejor que te podría ocurrir es tener la oportunidad de tener una habitación dedicada a la empresa.
Una de las mayores ventajas de tener una habitación dedicada en exclusiva a la empresa es que te va a resultar mucho más facil desconectar del trabajo. Ayuda mucho poder cerrar la puerta de la oficina y no ver nada que te recuerde al trabajo.
Una manera de conseguir tener una habitación preparada para el trabajo es que sea también el cuarto de estudio de los hijos. Es posible que seas capaz de realizar alguna tarea mientras ellos están estudiando ya que es un momento para estár callado y concentrado. Fuera del horario de estudio los hijos no tienen que estar ahí excepto que quieran hacer alguna actividad que sea de estar sentado como puede ser estar dibujando, leyendo… En mi caso me resulta muy agradable tener compañía mientras trabajo si están tranquilos a mi lado realizando una actividad.

Para nuestros hijos poder realizar las tareas en nuestra oficina también tiene muchas ventajas. Es un lugar que les tranquiliza y les concentra. No hay juegos alrededor y están acostrumbrados a que es esa habitación se esté en silencio concentrado. Nos tienen a nosotros muy cerca para resolver cualquier duda. Tienen a su disposición toda una oficina completa para sus trabajos. En una oficina se necesita una impresora con una calidad de impresión alta, un escaner profesional, encuadernadora para entregar documentación. Imaginaros toda esa tecnología utilizada para entregar un trabajo en el colegio. Seguramente sea el trabajo mejor presentado de toda la clase. Y como ultima ventaja os podreis sorprender de todas las cosas que os puede contar un hijo si estáis trabajando con él codo a codo.

Si no dispones de una habitación para dedicarla como oficina, la otra opción es dedicar una parte del salón a oficina. En este caso tienes que plantearte una oficina minimalista que ocupe muy poco pero sin olvidarte que sea cómoda y práctica. De nada te sirve poner una mesa pequeña para que ocupe poco y tengas que acabar trabajando en la mesa de la cocina. Otro lugar donde puedes colocar el despacho es el recibidor de la casa si tienes suficiente espacio.

Te recomiendo que la mini-oficina la tengas preparada para que cuando dejas de trabajar todos los papeles y accesorios se recojan donde no se pueda ver. Plantéate una librería con puertas para poder guardar todo dentro. Te va a quedar muy elegante y libre de miradas indiscretas. Las cajoneras de mesa son perfectas para guardar todas las pequeñas cosas que siempre tenemos por la mesa.

COMO PREPARAR UN DESPACHO EN TU CASA: EL MOBILIARIO

El mobiliario mínimo que una oficina debe tener es:

Una silla ergonómica:

Es importantísimo tener un silla de despacho muy cómoda y ergonómica ya que vas a pasar muchas horas ahí sentado en la misma postura. No escatimes en gastarte un poco más ya que tu espalda y tu cuerpo en generar no debe sufrir estando muchas horas sentado.

La mesa de trabajo:

La mesa debe tener el espacio suficiente para poder tener apoyado sobre la misma todos los utensilios que utilizas y a la vez disponer de un espacio de trabajo sin necesidad de estar continuamente moviendo los objetos de lugar porque no te entren en la mesa.
Hoy en día el ordenador portatil está desplazando al ordenador de sobremesa ya que son tan potentes como ellos y lo puedes trasladar sin ningún esfuerzo. También disponemos de un tablet, de un movil que está siempre encima de la mesa, y por su puesto la calculadorade toda la vida, y un puñado de papeles sobre los que estamos trabajando. Hoy por hoy por mucha tecnología que hay se va a tardar bastante en eliminar el papel. En mi caso siempre tengo papeles delante para garabatear apuntar cualquier dato.
A esto le añado algo que si no lo has probado te animo a que lo hagas. Una pantalla de apoyo a la del portátil. Desde que lo prové no puedo trabajar sin ella. Me he acostumbrado a tener en la pantalla de apoyo la información que consulto y en la pantalla del ordenador en donde trabajo. De esta manera he conseguido no estar alternando dos programas en la misma pantalla.
Conviene que la mesa tenga una cajonera para guardar todos los pequeños accesorios que se utilizan esporadicamente y que bien guardados te permite que la mesa esté lo más vacía posible.

El archivo: Una estantería.

Queramos o no siempre tenemos documentación en papel y en carpetas. En mi caso tengo una balda con carpetas para archivar documentación que no uso pero que tengo que guardar. Facturas, impuestos, gastos…
Hay otra parte que es la documentación que te entregan y que la necesitas para consultar. Aquí es donde hay que tener mucho cuidado para no guardar más de la cuenta. ¿Realmente necesitas catálogos de años anteriores en papel pudiendo disponer en pdf de los mismos más actualizados? En mi caso estoy acostumbrándome a tener una colección de catálogos pdf en el tablet. Tiene muchas ventajas; No ocupa, si tienes que consultar es muy agradable de leer, si tienes que mostrarselo a un cliente lo puede ver perfectamente e incluso sobre la marcha le mandas el pdf por correo para que se lo quede. De esta manera solo te quedan en la estantería unos pocos folletos que por alguna razón muy especial te interesa mantener (Ejemplo: aquellos que tienen pequeñas muestras reales, que tengan unas fotos espectaculares que luzcan mas que en el tablet… y poco más).
La estantería es un buen lugar para instalar una impresora multifunción pequeña. Actualmente hay impresoras que no se tienen que conectar al ordenador con cable por lo que solo necesitas un enchufe para conectarla y ya está. También tienen la ventaja que si te llevas el portatil al sofá también puedes imprimir desde ahí.
Una pila de gavetas me permite introducir ahí todos los papeles que están pendientes de archivar.

MUEBLES DE OFICINA O DE VIVIENDA

Si tienes la oportunidad de tener una habitación dedicada a despacho utilizar mueble de oficina para amueblarla no me parece mala idea. Hay muchos modelos donde elegir, están muy preparados para ser prácticos, y puedes dejar una oficina elegante, practica y profesional.

Si tu oficina está en el salón, colocar muebles de oficina te va a romper toda la decoración del salón. Va a parecer que te mandaron a trabajar a casa con muebles incluidos.
Es muy posible que puedas encontrar una librería y una mesa a juego con el resto de tu salón que no desentone y que cueste darse cuenta que es tu oficina cuando todo está guardado.

Un pequeño consejo:

Uno de los problemas del teletrabajo o trabajar desde casa es lo dificil que resulta separar los tiempos dedicados al trabajo y los dedicados a la casa y la familia. Es muy común estar en horas de trabajo resolviendo tareas familiares y mientras estas en las horas familiares estar con una tarea del trabajo que no te ha dado tiempo a terminar. Plantearse una hora de finalización de trabajo para todos los días (excepciones especiales a parte) ayuda mucho a ser más productivo en tus horas de trabajo y a disfrutar de tu casa y familia después de esa hora ya que tienes claro que estás fuera del horario laboral.

Angel Bueno